Webディレクターがメールを送る時に気をつけていること。

こんにちは！
4月で入社3年目を迎えました、あみです！
あっという間の2年…これからも全力で頑張ります！！

今回は、私がディレクションを行ううえで、クライアントへのメールを送る際に気をつけていることをご紹介します！
最後に行事別定型文もまとめているのでぜひご参考ください😀

①固くなりすぎない文章にする。

クライアントとの関係性にもよりますが、
何度もやり取りしているお客様やお打ち合わせで顔を合わせたことがあるお客様には「！」や絵文字を使うことで気軽にメールしやすい雰囲気を作るようにしています。

とはいえ、砕けすぎた表現は失礼になるので、文面までラフになりすぎないように気をつけましょう！

わからないことがあった時、誰相談したらいいかわからない・・・と悩まれるお客様もいらっしゃいます。

何か相談事などがあった時、どんな些細なことも気軽に相談していただけるよう
メールの最後に「お気軽にご相談ください」や「いつでもご連絡ください」などの一言を添えるようにしています。

些細なことでも相談いただける関係性を築けると良いと思います。

「確認事項が3点あります」や「お見積りご確認ください」など
まずは、何を聞きたいのか、このメールでは何を見て欲しいのかを最初に伝えます。

また、確認事項が複数ある場合
①お見積もりについて
②スケジュールについて
と言うように箇条書きにし、その下に詳細について書くことで
お客様が確認しやすく、返事しやすいメール文になります。

当たり前のことですが、1番大切です。
添付忘れや伝わりづらい文章になってないかなど
最後にもう一度確認しましょう。

何度も間違えていると、お客様を不安にさせてしまう可能性があります！
信頼性を築くためにも、見直しは必ず行いましょう。

お客様と良い関係を築くためには、信頼と適度な距離感が大切です。
今後もお客様に合わせた対応を心がけていきたいと思います！

20○○年○月○日（○）～20○○年○月○日（○）
20○○年○月○日（○）から通常通りの営業となります。
期間中は何かとご迷惑をお掛けいたしますが、
何卒ご了承の程お願い申し上げます。

誠に勝手ながら、○/○（○）に休暇をいただいております。
急なご対応の場合は、○○○○までご連絡をお願いいたします。
お手数をおかけいたしますが何卒、よろしくお願いいたします。

誠に勝手ながら社内行事のため、○/○（○）終日ご連絡が取りづらくなっております。
急用の際はお手数ですが、お電話いただけますと幸いです。

本年も格別なご配慮を賜り、心より感謝申しあげます。
来年もよりいっそう尽力して参りますので何卒、よろしくお願いいたします。

新年明けましておめでとうございます。
旧年中は大変お世話になりました。
本年もどうぞよろしくお願いいたします。