スケジュール管理に大活躍！ Googleカレンダーの便利機能3選。

こんにちは！　ひさもとです。
今年も残すところ少し、あっという間に終わってしまいますね。

今回ご紹介したいのは、Googleカレンダーの便利機能について。
業務でGoogleカレンダーを利用されている方も多いのではないでしょうか？

私が普段業務で使っている中で便利だと感じた機能を3つ紹介します。

社員同士でカレンダーを共有

1つ目は、社員同士でカレンダーを共有し、他の人の予定を見れるようにするという機能です。

ページ左部「他のカレンダー」横の＋アイコンより、「カレンダー登録」をクリック。
赤枠部分に追加したいユーザーのメールアドレスを入力すると、相手に承認メールが届きます。

相手が許可をすると、「マイカレンダー」もしくは「他のカレンダー」に相手のカレンダーが追加され、予定を見ることができます。

この機能を活用すると、スケジュール調整の際のやりとりがスムーズに進みます。

例えば、社内ミーティングの予定を入れるとき。
本人に聞かなくてもカレンダーで空き時間を確認できるので、連絡回数を減らすことができちゃいます。

相手のカレンダーを追加すると、当然ながら相手が設定したカレンダー名が表示されます。
でも実は、自分のカレンダー上での表示を変更できちゃうんです！

変更したいカレンダーのオーバーフローメニューより「設定」を開きます。
赤枠部分を編集することで、カレンダー名を編集することができます。

また、オーバーフローメニュー（三点リーダー）をクリックして表示されるパレットから色を選ぶことで、予定の色を変更することも可能です。
私は拠点ごとに並ぶよう名前を工夫したり、色分けしたりしています。

ただし、1つ注意点が。
「マイカレンダー」のエリアに表示されている他の人のカレンダー名は、基本的には編集しないようにしましょう！

カレンダーの共有権限を「変更および共有の管理権限」にしている場合、「マイカレンダー」のエリアに表示されます。
もし「マイカレンダー」のエリアに表示されているカレンダー名を変えてしまうと、共有されている全てのユーザーの画面上でも変更が加わってしまいます。

「他のカレンダー」のエリアでの変更は自分の画面上にのみに影響するので、一度確認してから編集してみてください。

「設定」＞「カレンダーを追加」＞「新しいカレンダーを作成」と進むと、新たなカレンダーを作成することができます。

私はこの機能を利用して、社内で共有するカレンダーと、自分のメモとして使用するカレンダーとで使い分けています。

Googleカレンダーでは、最初に作成したカレンダーで予定が追加される仕組みになっています。
タイトル等を追加する画面で別のカレンダーに変更することも可能ですが、少し手間が増えてしまうのも事実・・・

もし別のカレンダーで予定を立てたいという際には、該当のカレンダーのチェックボックスにのみチェックをすることで、登録したいカレンダーを選択することができちゃいます。

カレンダーの使い方は人それぞれ。
でも、社内でルールで決めれば、全員が使いやすい予定表が簡単に作成できます。
最初はルールが浸透しなくても、いつかは業務効率アップにも必ず繋がるはずです！

他にも様々な機能があるので、ご自身に合う方式でスケジュール管理をしてみてください。

それでは、また！