
こんにちは。オカダです。
新入社員の皆様…!
慣れない仕事にもだんだんと慣れてはきたものの、なかなか仕事が終わらない… と悩んでいませんか?
そんな方のために、必ず仕事が早くなる時短テク・時短ツールを紹介したいと思います!
タスク管理の時短テク
タスクが多いときこそ、優先順位を決めることが大事です。
お客様にご迷惑をかけないか…? という判断基準を常に軸とし、
一つ一つ確実にこなしていきましょう!

おすすめ優先順位
1. 緊急性を要するもの(クレーム対応、トラブル)
2. 納期が迫っているもの
3. 納期にゆとりがあるが、お客様に関わること
4. 社内案件、社内の雑用
ただ、社内の仕事(ちょっとした確認事項や書類の提出など)でも、15分以内に終わるタスクはすぐに行うのがおすすめです!
サッと終わらせるだけで、結構脳内がすっきりします!
PC操作の時短テク

ショートカットキーを覚える
PC操作を早くするためにカギとなるのがショートカットキーです。
覚えておくと便利なショートカットキーを5つ紹介します! (Windowsの場合)
・コピー:Ctrl+C
・ペースト: Ctrl+V
・ブラウザ複製:Alt + D + Enter(同じページを複数出したいときに便利です)
・ブラウザ上でのページ移動:Ctrl + Tab(右のタブに移動)、Ctrl + Tab + Shift(左のタブに移動)
・エクスプローラーの複製:Ctrl + N
慣れると非常に便利なのでぜひマスターしてみてください!
フォルダの名称ルールを統一
フォルダ名の統一することで、あの資料、どこにあったっけ…と探す手間がぐんと短くなります。
お客様名>案件名>日付>内容
というように、自分なりのルールでフォルダ内を統一しましょう!
その他の時短テク

報告、連絡、相談
相手から「聞いていない」「伝わっていない」といわれることありませんか?
上司や先輩に何度も同じことを説明してもらうのも心苦しいですし、資料の手戻りの対応も意外と時間がかかりますよね…!
そのために、上司・同僚・お客様問わずこまめに資料送付、報告、連絡することが大切です。
忙しいときほど後回しにしてしまいそうになりがちですが、
そんな時こそこまめにコミュニケーションをとっておくことが結果的に時短に繋がります!
完璧を求めすぎない
実はこれが結構重要だったりします。
完璧にこなそう、ミスないものを提出して褒められたい!と思う気持ちはわかりますが、
新入社員のころから完璧にこなすのはほぼ不可能です!!!!
完璧にやろう!と思うことはもちろんいいことですが、それゆえに先輩への提出が遅くなったり、さらには納期までの時間が無くなってしまって先輩に巻き取ってもらうなど・・・思い返すとそんな経験ありませんか?
大前提、新人の頃は先輩からフィードバックをもらうことで徐々に成長していくことができるものです!会社では、自分一人でお仕事をしているわけではないので、先輩に教わりながら一つずつこなしていきましょう。
ということで、完璧主義の新入社員のみなさんに向けて解決法2つお伝えします!
1.作業完了の目安を決める
最初から完璧なものを作ろうとして進まなかったり、できたものを何度も見返したり・・・確認しはじめだすと永遠に時間がかかってしまうので、作業完了の目標時間を決めましょう!
ただ、中途半端すぎるものを提出することは先輩に失礼なので、
作業が一通り終わった後に自分自身で「見返す時間」を決めるのも有効です。私は30分以内で見直しやろう!と決めたりしてます!
2.質問する
これも当たり前に聞こえますが、割と内気な方には共感してもらえるのではないでしょうか?
「先輩忙しそうだから声かけても大丈夫かな・・・」「聞くの緊張するな・・・」と思って進まないこと、意外とあるあるなのではないでしょうか。
新人の頃はわからなくて当たり前です!
質問せずに自分の力でやろうと思っても、解決しないことがほとんど・・・。
新人の頃は質問してなんぼなので、相手の忙しさは気にせずに聞きまくりましょう!
おわりに
以上、新入社員の方におすすめの時短テクの紹介でした!
ぜひ使っていただけると嬉しいです!