メールソフトを活用しよう！

仕事でメールを探す・整理する時間をできるだけ少なくしてみませんか？
そのためにメールソフト（メーラー）で手動でできること、自動でできることの両方をご紹介します！

＜注意＞
使用するパソコンやメールソフトによって、できることが異なるかもしれません！
私は入社してからずっとWindowsのパソコンでThunderbird（サンダーバード）というメールソフトを使用しており、その経験に基づいてご紹介します。

①フォルダー作成（手動）

複数の会社のお客様とご連絡を取り合ったり、同じお客様と複数の案件を進めていたりする場合は、メールをお客様や内容ごとにフォルダーで分けることをおすすめします！
すべてのメール一覧から探さなくてよいことはとても便利だと感じます！

＜分けかたの例＞

宛先や差出人のメールアドレスに含まれる文字列や、件名や本文に含まれている文字列などによって、振り分ける設定ができます。
振り分ける条件の種類は複数あり、希望に沿った設定ができると感じます！

私はかつて手動で振り分けていました…。自動にしたら心の余裕ができ、振り分けかたを間違える心配がなく嬉しいです！
※振り分ける条件を作ったあとは、正しく振り分けられていることを確認することをおすすめします。

＜設定の例＞

すべての条件に一致

差出人または宛先、Cc、Bcc	に次を含む	@XXX.net
件名	に次を含む	お花見キャンペーン

以下の動作を実行する

メッセージを移動する

（移動先のフォルダーを選択する）

メールによっては、都度確認する必要はなく、なにか確認したいときにだけ参照すればよいものがある場合があると思います。
例えば、自動でのお知らせが届くようなメーリングリストなどです。
そのようなメールは受信時に自動で既読にする設定にすると、メールを手動で既読に変更する必要がなくなります。

私はこの設定をしてからは「フォルダーの未読数を0にしないといけない…」思うことがなくなり、心が楽になりました！

＜設定の例＞

すべての条件に一致

差出人	に次を含む	@XXX.net
件名	が次で始まる	ANNOUNCE

以下の動作を実行する

メッセージを移動する	（移動先のフォルダーを選択する）
メッセージを既読にする

ぜひ、ご自身の業務に合った設定を見つけることをおすすめします！