タスク管理ツール“asana”があってよかった。


asanaがあってよかった

皆さんはじめまして。ディレクター1年目の渡邊です。
初めてのブログ更新です。ドキドキです。よろしくお願いします! 

社会人になって約半年が経ちました。その中で何度も助けられたタスク管理ツール”asana”について書きたいと思います。

asana

asana

asanaは無料で使えるタスク管理ツールです。

先輩から会話の流れで頼まれた仕事や、月に1回だけといった
頻繁ではないけど定期的にある仕事を忘れてしまうことが何回か続いてしまって、
これはマズイ… 何とかしなくては… と思っていた時にasanaに出会いました。
今ではasanaなしでは怖くて仕事できません! 

使い方はとっても簡単!

asanaタスク画面

知識のない新人の私でもとっても簡単に使うことができます! 
こちらが実際の私のタスク画面です。
登録したタスクが完了したらチェックマークをクリックするだけ! タスクから消えていく仕組みです! 
「今日」と出ているのは今日完了させなくてはいけないタスクのことで、期限を設定しておくことができます。
なので何週間も先のタスクがあったとしても、事前に登録しておけば
当日うっかり忘れていてもこのように表示されるので安心です!

繰り返し機能で定期的にやってくる仕事も心配無用!

定期的にやってくる仕事も心配無用

ちなみに「燃えるゴミの日」は毎週火曜日と金曜日なのですが、
このように繰り返し通知機能も付いているのですごく助かっています!
誰よりも先に気づいて動けるので私と同じ新人社員には欠かせない機能だと思いますよ!

振り分け機能でより分かりやすく!

振り分け機能でより分かりやすく

プロジェクト設定もできるので(「やま」の部分です)
私たちのようなWeb制作会社や、提出期限があるような会社で働いてる方は
一度に何個も案件を抱えている方が多いかと思います。
プロジェクトを登録して設定しておけば、どれがいつ提出なのか簡単に管理できます。
それぞれのプロジェクトにカラーもつけられるのでより分かりやすいです。

私は「説明」とあるところにタスクの詳細や、URLを貼ったりして、
作業に入るときにその都度調べたり、メールやスカイプを遡ったりしなくていいような時短の工夫をしています!

他のツールとも連携してさらに豊かに!

他のツールと連携してもっと豊かに

asanaは様々なアプリと連携が可能です。
どのツールと連携するかで使い方は様々ですが、今回私がご紹介したいツールは”toggl”(トグル)というタイムトラッキングツールです。

どの仕事においても「何に」「どれぐらい」時間がかかるのかを把握しておくことは作業効率に大きく関わることだと思います。
特に私のようなディレクター職は、なかなか可視化しづらい業務が多く
時間配分が分からなくて困っている新人さんも多いのではないでしょうか… ? 

togglを登録してasanaに連携させるとこで開始時間と終了時間が自動で記録されるので全タスクが可視化されます。
しかし! 開始時と終了時は自分でボタンを押さないといけないので忘れないように気を付けましょう!

まとめ

今回は、忘れっぽい私でもちゃんと仕事ができるように助けてくれるスーパーマン的存在なasanaをご紹介させていただきました。

asanaを使ってタスク管理ができるようになったことで、
その日の仕事量を一瞬で把握できるようになったので、判断が早くできるようになりました。
期限内に間に合いそうにないと判断すればすぐに先輩に相談できたり、
逆に空いてるときは先輩の仕事のヘルプに回れて「報連相」がスムーズにできるようになりました。
他にも便利なタスク管理ツールはたくさんあるかと思いますが、asanaはとてもシンプルで簡単なので、
特に私と同じような境遇の新人社員さんはぜひ使ってみてください!

それではまた! ありがとうございました!