結婚式二次会受付マニュアル。準備と当日にすること。


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こんにちは。リア充目指しています。かなゆーです。
先日、高校の友人Aちゃんが結婚式をあげました。
海外での挙式だったため、披露宴も兼ねた二次会を近場で行うとのこと。

Aちゃん「ゆうちゃん、二次会の受付おねがいしてもいい?!」
私「もちろん! なんでもするよ! 任せて!!」

と、仲の良い友人のため快諾した私ですが、結婚式の二次会受付なんてやったことない。

何からしたらよいのか? 何を準備しておけば当日困らないのか? 分からないことだらけでした。
「幹事」のマニュアルはネットでもよく見ますが、「受付」だけのマニュアルはあまりなかったので、二次会受付をやってみて学んだこと、準備しておいた方が良いことなどをご紹介したいと思います。

受付のスムーズさが二次会の成功を左右する!

大げさですが、新郎新婦に喜んでもらい、出席者の皆さんに楽しんでもらうために、受付は重要なお仕事です。
今回は、大きく分けて下記の3点についてご紹介します。
1. 受付の仕事
2. 事前準備
3. 当日の流れ

1. 受付の仕事

今回、私を含めた友人4人で下記の仕事を依頼されました。

  • 出欠確認(支払い済みの人のチェック)
  • 会費の管理(会費の集金、お店への会計、おつりの準備)
  • 入口から場内への誘導(随時)
  • メッセージカードの用意(今回は事情があって新郎新婦からの依頼でしたが、普通はサプライズで行うことが多いと思います)

2. 事前準備

別の友人の結婚式で、当日会の開始ギリギリになって受付の周りに長蛇の列ができ、開始が遅れる…なんて経験もあったので、なんとしてもスムーズにすすめねば! と下調べ、準備を徹底的に行いました!
今回やってみて分かりましたが、受付の人数ですが、最低4人は必ず必要です。当日は4人の受付の連携で乗り切りましょう!

出席者リストの作成

準備のため人数の把握はなるべく早い段階が良いので、新郎新婦に確認しましょう。新郎側の女性出席者、新婦側の男性出席者などはセルに色を付ける等で分けておくと分かり易いです。
リストに必要な項目は下記。

  • 会費の金額メモ(男女で違う場合が多い。おつりを渡す際間違えないように)
  • 人数の通し番号
  • 出席チェック欄(幹事、受付には予めチェックを付けておくと何かと便利)
  • 「あ」~「ん」の見出し欄
  • 名前欄(ふりがなを忘れずに!)
  • テーブル欄
  • 備考欄(お祝儀を持参される方やお車代を渡す必要のある方もいるので、メモ用に。)

≫テンプレートサンプルです。ご自由にお使いください。

お店への支払についての確認

受付がどこまで対応するかは場合によって異なります。
下記は必ず確認しましょう。

  • お店への支払いは誰がするのか
  • 支払い金額
  • キャンセルや追加の際、受付で対応することがあるかの確認
    ※お店への報告やそのタイミングなど

おつりの準備

当日の会費は、男性:8,000円、女性:7,000円でした。
一般的な金額だと思われますが、この金額は1,000円札のおつりが最も出やすい金額かも!
おつりが足りなくなってバタバタしないよう、千円札を多めに用意しましょう。
※1,000円札の枚数の目安
半数は1万円を持ってくると仮定するとちょうど良いくらいなのではないかと思います。
例)出席者100人(男性50人、女性50人)の場合
男女1組(男性1人、女性1人)=千円札が5枚必要。
25組×5枚=100枚
4人で担当する場合、1人あたり25枚になります。ATMで1万5千円おろし、「1,000円札両替ボタン」を押せば15枚出てきます。もう一度1万円を千円札でおろせば完了。意外と簡単です。

おつりを少なくするための周囲への呼びかけ

友人の結婚式や二次会の場合、共通の友人も何人かは居ることと思います。
当日、会費をぴったりで持ってきてくれるよう、知人に呼びかけましょう。
幹事や親しい友人にも、事情を説明して呼びかけの協力をしておくと良いでしょう。
今回は幸いに、新郎側・新婦側ともに友人が多かったため、かなり協力をお願いすることができました。
これで、当日お釣りが足りなくてバタバタする事態はほぼ回避できるでしょう。

メッセージカード

準備するものは3つ。

  • 出席者に書いてもらうメッセージカード
  • ペン(100均)
  • 説明用ボード

メッセージカードは雑貨屋さんや文房具屋さんで購入しましょう。
私はミント神戸の中にあるお気に入りの雑貨屋さんで購入しました。

ペンは、100均の10本入り100円のカラーボールペンを購入。
ここで注意すべきなのは、ペンの品質。100均のボールペンはインクが出にくいという難点があります。どのペンが使い心地が良いのか色々と調べた結果、「インド産」が優秀ということが判明
インド産のペンを買っておけば間違いありません。
おすすめは、100均 Seria(セリア)の「10色ノック式カラーボールペン」。
発色も良く、書きやすかったです。

  • このペンを紹介しているブログ
    http://s.ameblo.jp/rinngocya/entry-12012084203.html

説明用ボードは、横長の画用紙を3つに折り、面に説明文を貼り付けました。

メッセージカード説明ボード

3. 当日の流れ

当日の流れを紹介します。

持ち物

<会費管理>

  • おつり
  • 会費を入れる箱 2つ(預かった費用を入れる用、お釣り入れ用)
    ※お菓子の空き缶等でも良いと思います。
  • お札を入れる封筒 2、3枚
  • 電卓(携帯電話、スマホの機能で十分です)
  • まとめたお金を入れておく大きめのポーチや巾着等、蓋の閉まるケース
    ※お金を入れ、会が終わるまでお店に預けます。

<受付>

  • 出席者リスト 2枚
    ※1枚は受付用に、1枚は念のため司会者や幹事に渡す用として準備。
  • ペン 2本程度
  • ふせん、メモ
  • クリアファイル

<その他あると便利なもの>

  • マスキングテープ
  • 白紙の紙 数枚

※出席者に住所などを記帳してもらう場合は、名簿帳とペンを別途用意しましょう。

受付のセッティング

当日は、受付30分前には会場には入り、受付周りの準備をします。
私たちは今回、受付のセッティングに加え、今回メッセージカードのセッティングも行いました。

このとき、トイレの位置や、受付までの通路の確認なども行いましょう。
受付でトイレの場所を聞かれることが意外と多いので、把握しておくとスムーズです。

また、会費は集めたあと、新郎新婦に預けるのか、直接お店に預けるのかも確認しておきましょう。

出席確認と会費管

今回は「会費を受け取ったことで受付完了」とします。
前述ですが、受付は少なくても4人は確保しましょう。

<受付の流れ>
出欠確認(A、B)、会費管理(C、D)とそれぞれ2名ずつで担当します。
Aが会費を受け取りCに渡します。
Bはリストの名前を探します。
その間にCが金額の確認、Dがお釣りを渡す。
C・Dは金額を確認したら、Bに伝えましょう。
Bは会費受理が完了した段階で、リストにチェックを入れます。
御祝儀を持参された方には備考欄にメモを残し、会費とは別でまとめておきます。

余裕があれば、会場への誘導なども行いましょう。

金額の確認

開会の前に受付を一旦締め切り、出席人数と金額確認を行います。
このとき、欠席者・遅刻者がいる場合は人数とその金額を差し引くのを忘れずに。
欠席率の予想は?

金額確認は、最低でも2人以上で、2回以上行いましょう。
ここで漏れなどが無いよう、気をつけましょう。

確認が終わったら、適当な単位で封筒に入れます。それをまとめてケースに入れたら、新郎新婦またはお店に預けます。

遅刻者の管理

都合上遅刻者が出る場合があります。
可能なら、予め受付または出入り口に近いテーブルにしてもらいましょう。
受付を離れる際は、受付に遅刻してきた方へメッセージを置きましょう。
会が開始する直前に新郎新婦に遅刻者から連絡が来ていないか、確認しておきましょう。

会計

※新郎新婦や幹事に全て任せる場合もありますが、今回は受付が担当しました。

会が終わり、最終的な出席者数と費用が確認できたら、会計をします。
終わったら、領収書とお釣りを新郎新婦に出席者リストと一緒に渡します。

これで、受付の仕事は終了です。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
私は今回実際に担当してみて、初めてだったこともありなかなか大変でした。

当日バタバタしないためには、お店への支払い金額はいくらか、誰が費用についてすべて把握しているのか、お店の中でどの人に会費について確認すれば良いのか等、事前に確認し、やるべきことを細かくシミュレーションしておくことが大切です。

人数が多くなればなるほど、管理が大変になります。予想外のハプニングも起こるかもしれません。
大事な友達の晴れの日を成功させるため、少しでもこのブログが役に立てれば嬉しく思います!

それでは。