社内共有にYammer(ヤマー)を使っている理由と、有効的な使い方。


社内共有にYammer(ヤマー)を使っている理由と、有効的な使い方。タイトルこんにちは、ディレクターの藤木です。
社内共有のツールは様々で、どれも機能が充実していて迷いますよね。しかも無料から使えるものがほとんど。
自社に合ったツールを探すのはなかなか大変かと思いますが、ぜひ実際に使ってみて見つけてください。
その中でも、今回は私が入社して以来6年利用しているYammer(ヤマー)という社内限定SNSについてご紹介します。

YammerってどんなSNS?

Yammer UI

Yammerは、マイクロソフトが運営するエンタープライズ向けのソーシャル・ネットワーク・サービス(SNS)です。ここでいうエンタープライズとは、「企業、事業」などの団体を指します。

不特定多数のユーザーに対してメッセージ公開されるTwitterとは異なり、企業など組織内限定での交流のために利用されるのがYammerです。

わかりやすくいうと、会社内限定のSNSですね!

同じ企業かどうかを判断するのはユーザー登録の際の「メールアドレスのドメイン」です。
同じドメインを持つユーザー同士で交流ができます。

利用料金は?

基本、無料で利用できます。有料サービス(1ユーザー月額330円)もありますが、無料版で不便を感じたことがありません。
ネクストページでも無料版を利用しています。
無料版、有料版の違いはこちらをご覧ください

Yammerを社内共有SNSにする、理由。

ネクストページではYammerを6年以上使い続けていますので、実際に利用している上でのメリットをご紹介します。

(1)気軽に連絡が取れる、連絡時のコストが削減できる

FacebookやTwitterなどにインターフェースが似ているため、若者に受け入れやすく、気軽です。
「〇〇様、お疲れ様です」などの挨拶無しにやりとりができるので、丁寧な文章を考える時間、入力する時間を必要としません。

(2)会議内容、会議日程も共有可能

「社内限定SNS」のため、会議内容を投稿しても問題ありません。
マイクロソフトが運営しているため、セキュリティも安全で、まず外部に漏れることはないでしょう。
社内だけでなく、社内で作成した「グループ内」だけで重要な事項を共有することは可能です。
※ただし、ログイン情報などパスワードをそのまま記載するのはさすがに危険なのでやめてください!

(3)基本的に無料

無料版でも機能が充実しているため、十分利用できます。

(4)スマホの専用アプリがあるため、公私混同しない

FacebookやTwitterを共有アプリとしても利用しても良いのですが、個人用と会社用のアカウントを作る必要があったり、間違えて個人用に発信してしまったりする場合があります。
Yammerは専用アプリがあるため、いちいちログインしたり、ログアウトしたりする必要がありません。社内の共有アプリはコレ! というように決めて使うことができます。

(5)検索機能も使える

例えば、「夏季休暇のお知らせはどうやって通知するんだっけ?」といったことも、「夏季休暇」と検索すると文字列を参照して結果を表示させてくれます。
グループ内の検索や、期間を絞っての検索も可能です。

ただし、少し注意点が。Yammerの検索は「夏季休暇」と検索すると「休暇」や「休」だけでも検索に引っかかってしまいます。
解決方法としてはダブルクォーテーションでくくることです「”夏季休暇”」と検索することで「夏季休暇」の文字列のみを参照してくれます。
検索機能で欲を言えば、語句の”ゆれ”も判別してくれる「あいまい検索」だと嬉しいですね。

どんな機能があるの?

主に、以下の機能があります。

  • グループ内メッセージ投稿
  • プライベートメッセージ投稿
  • 投票形式での投稿
  • 称賛形式での投稿
  • 通知
  • ファイル・画像の共有(Yammer上でファイルやPDFのプレビューも可能)
  • グループの作成(グループ内で公開・非公開どちらも作成可能)
  • 「いいね!」ボタン
  • 返信
  • Yammer内シェア
  • ブックマーク
  • タグ付(トピック機能)
  • ピン留め
  • iPhone・Android版スマホアプリの対応
  • 外部ネットワークとの交流

使い方は?

  1. グループを作成
  2. 情報発信・共有が必要な場合に、該当するグループ内でメッセージや画像・ファイルを投稿する

上記が基本的な使い方です。
利用者はそれに対して、コメント(返信)をしたり、「いいね!」ボタンでリアクションをします。

Yammerを活用してみたい!

ネクストページでの使い方をご紹介します。

(1)チームや職種、係のグループを作成

通常のチームや職種、係ごとのグループを作成し、所属するグループ内で情報交換を行っています。

●「勤怠」グループ

電車遅延の連絡、有給の取得、直行直帰の連絡等を投稿します。メールや電話で遅刻の連絡をする企業も多いと思いますが、受ける側のコスト削減のため、Yammerで報告するようにしています。

「進捗会議議事録」グループ

全社合同の、毎週月曜に開催される進捗会議。議事録はこちらに投稿します。
当日休みでもあとで確認できるように議事録を残しています。

「リーダー」「マネージャー」グループ

関係者のみが閲覧できるよう非公開にしています。重要な会議の内容が投稿されます。

「セミナー報告」グループ

外部セミナーに参加した人が、セミナーの内容をまとめて報告します。

「制作実績」グループ

人数が少ないときは誰がどんな案件を担当して、など全員が把握できていたのですが、現在スタッフが20人となり全員の案件を把握することが難しくなりました。そこで、このグループを作成し、リリースしたwebサイトの紹介を誰が関わったか含めて共有しています。

「雑談」グループ

どのグループにも属さない、どうでもいいつぶやき用です(笑)
最近は新聞で見つけた役立ちそうな記事や、セミナー情報、最新のweb情報なんかが投稿されていて、かなり有意義なグループになっています!

(2)閲覧した人は「いいね!」で反応、余計な手間を省く

Yammer いいね! ボタン

以前は「確認しました」「わかりました」などコメントするかたちで反応をしていたのですが、コメントを入力するだけでも少しの時間を必要としますよね。せっかく手軽なSNSなのに意味がありません。
「いいね!」ボタンを押すだけで「読んだ」「わかった」という意味とすることにしました。先輩、上司に対しても、みんな「いいね!」で反応しています。もちろん、異論がある場合は返信します。

(3)「ピン留め」機能で関連リンクを表示

Yammer ピン留め

ピン留めはグループごとに設定できます。
例えば、「勤怠」グループには「勤怠管理について」「有給管理」など、勤怠に関するリンクを貼って関連情報を確認できるようにしています。

(4)投票形式の投稿で、交流会のお店を決める

 

Yammer 投票機能

少ない人数のときはその場で確認すれば良いのですが、大人数となってくると多数決で決めるのも大変です。
いくつか候補の飲食店を挙げておき、その中から投票してもらいます。Twitterにもある投票機能と同じです。
たまにですが、こういう使い方もしています。

最後に

もし社内共有のツールとして迷われていましたら、Yammerをはじめ様々なツールが公開されていますので、まずは使ってみることをおすすめします。たくさんあってどれから使ってみようか… という方がいましたら、ぜひまずはYammerを使ってみてください。

ひそかな要望として… 公開グループへの投稿が、グループに属していない人に届くようになった(以前はそうではなかった)ので、通知がいかないようにするには非公開グループを作成するしかなくなり、見たい人が見てもいいグループまで非公開にするしかなくなりました。これは元に戻してほしいという要望がありました! マイクロソフトさん、お願いします!